Extra nieuws over examens.
Naast het algemene e-zine dat u nu voor zich heeft, verschijnt in de loop van vandaag nóg een e-zine. In die Examenspecial staat belangrijke informatie over examensignalen die we niet meer in deze editie konden meenemen. Ontvangt u dus na de middag nog een e-zine, klikt u deze dan alstublieft niet routinematig weg.

DUO heeft in de afgelopen weken één op de vijf ingediende assurance-rapporten naar scholen moeten terugsturen omdat een bijlage of paraaf ontbrak, of omdat een fout was geconstateerd. Scholen die hun rapport voor 15 juni 2011 hebben aangeleverd (op eerder advies van DUO), konden hun zaken inmiddels tijdig herstellen. Voor scholen die hun rapport nog moeten versturen blijft het advies van kracht dat ze (met het oog op mogelijke correcties) geen dag langer moeten wachten dan nodig is. De deadline van 30 juni heeft namelijk geen betrekking op de eerste ontvangst van het rapport, maar op de verwerking van een correct rapport.
Hieronder enkele voorbeelden van redenen waarom DUO de afgelopen weken een flink aantal assurance-rapporten heeft moeten terugzenden omdat ze niet verwerkbaar waren:

• ontbreken originele handtekening van accountant
• ontbrekende stukken / bijlagen
• kopie assurance-rapport verstuurd
• een onjuist controlegetal
• assurance-rapport met bevindingen
• tekst assurance-rapport niet conform het Onderwijscontroleprotocol OCW/EL&I 2010

De deadline voor het aanleveren van het assurance-rapport nadert. Houdt u er rekening mee dat het sanctiebeleid voor het niet tijdig indienen van een goedkeurend assurance-rapport door de Inspectie van het Onderwijs is aangescherpt? Inspectie verkort namelijk de rappeltermijnen.
Uit onze contacten met scholen blijkt dat de assurance-rapporten vaak niet blijven hangen bij de administraties, maar soms blijven steken op bestuurlijk of directieniveau. Als dit bij uw school het geval is, kunt u intern wijzen op mogelijke consequenties van de verscherpte aandacht van Inspectie.

Bij verschillende assurance-rapporten die we reeds hebben ontvangen, valt op dat de naam van de stichting of het bestuur wordt vermeld in plaats van de naam van de school. Omdat meerdere scholen onder één stichting/bestuur kunnen vallen, is dan niet altijd duidelijk om welke school het gaat. Het Onderwijscontroleprotocol schrijft voor dat de naam van de school vermeld moet worden in de tekst van het assurance-rapport.

BRON heeft een aantal examenmeldingen VMBO onterecht afgekeurd. Het vak 1096 (IT/i) werd afgekeurd omdat BRON onterecht een CE-cijfer verwachtte. De meldingen werden afgekeurd met signaal 607 (Cijfer CE onjuist aangeleverd voor vak 1096) en met het signaal 607 (Eindcijfer onjuist aangeleverd voor vak 1096). Inmiddels is BRON aangepast. De afgekeurde meldingen kunnen opnieuw aan BRON geleverd worden.

Het signaal 672 (Datum uitslag examen mag niet na de datum uitschrijving liggen) wordt onterecht gegeven binnen het VO wanneer de leerling 2 inschrijvingen heeft aan dezelfde onderwijsinstelling (BRIN). Heeft u een leerling die aan deze omschrijving voldoet, en krijgt u het signaal 672, dan hoeft u geen actie te ondernemen. Het betreft hier een signaal, geen afkeur. Dit probleem is opgepakt en BRON wordt zo spoedig mogelijk aangepast.

Op vrijdag 23 en dinsdag 27 september vinden er, indien er genoeg belangstelling is, introductiesessies plaats voor nieuwe medewerkers op schooladministraties. Daarbij komen praktische zaken en tips aan de orde met betrekking tot belangrijke regelingen, voorschriften en de uitwisselingsprocessen met DUO. In de praktijk blijkt dat medewerkers op zo’n instructiedag via onderling contact ook veel van elkaar opsteken. De sessie van 23 september is in Groningen, de sessie van 27 september vindt plaats in het servicekantoor in Utrecht. Aan deelname zijn geen kosten verbonden.

Scholen die hiervoor een of meer administratiemedewerkers willen aanmelden, kunnen deze data alvast in hun agenda noteren en aan klantrelatievo@duo.nl doorgeven:

• de naam van de deelnemer(s)
• e-mailadres van de deelnemer(s)
• de gewenste datum
• Brinnummer van de school