Veelgestelde vragen
Gegevenslevering
Hoe kan ik een csv bestand omzetten in een leesbaar excel bestand?
U opent het csv bestand. Vervolgens selecteert u de A kolom. Dan gaat u naar ‘Data’ (bovenin de werkbalk) en klikt u op ‘tekst naar kolommen’. Er opent zich een venster met de volgende tekst: Wizard Tekst naar kolommen – Stap 1 van 3. Hier kiest u voor bestandstype: GESCHEIDEN en klikt op volgende. Bij de tweede stap kiest u voor scheidingsteken: KOMMA. Daarna klikt u op voltooien.
Hoe kunnen we ons aanmelden voor de RMC-gegevens?
Neem contact op met het Informatiepunt Onderwijs, op werkdagen tussen 09.00 en 17.00 uur te bereiken op (050) 599 90 00 (optie 4), of via het e-mailadres: verzuim@duo.nl. Hier kunt u met al uw vragen rond de gegevensuitwisseling terecht.
Wat wordt er van een deelnemer verwacht?
De verplichtingen, verwachtingen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in het Programma van Levering. Dit ontvangt u tegelijk met het aanmeldingsformulier, maar u kunt deze ook downloaden vanaf de zakelijke site. Met het ondertekenen van het aanmeldingsformulier conformeert de deelnemer zich aan de rechten en verplichtingen die in het Programma van Levering zijn opgenomen.
Is er documentatie beschikbaar over de RMC-gegevensleveringen?
Het Programma van Levering beschrijft op welke wijze de gegevenslevering plaatsvindt.
Wanneer kunnen we de eerste RMC-gegevenslevering verwachten?
De eerste RMC-gegevenslevering vindt plaats in de eerstvolgende maand na aansluiting.
Waarom is de gegevensset van DUO anders dan van scholen?
Sommige (contact)gemeenten wisselen gegevens met scholen uit op basis van de zogenaamde VO-A en VO-T BRON-bestanden van de scholen en de bekostigingsfoto van DUO. Deze gegevens zijn bedoeld als basis voor de bekostiging en niet voor VSV-meldingen. Dat betekent dat in deze bestanden ook andere gegevens geregistreerd worden dan de gegevens die voor VSV-meldingen relevant zijn. Bijvoorbeeld informatie over leerlingen zonder sofinummer, of leerlingen die niet in de betreffende gemeente wonen. De gegevensset van DUO bevat uitsluitend gegevens die relevant zijn voor de VSV-meldingen.
Hoe kan ik mijn e-mailadres wijzigen?
U kunt zelf het e-mailadres wijzigen waar u de mail op wilt ontvangen dat er een bestand voor u klaarstaat. Op de beveiligde DUOsite kunt u uw gegevens, waaronder uw e-mailadres, wijzigen. De attentiemail wordt verzonden naar het e-mailadres dat u hier vermeldt.
Welke routes zijn er en wat houden ze in?
Levering op gemeente- of RMCcode: levering van alle relevante gegevens uit de gemeente of RMC-regio die op basis van de RMC-functie onder de hoede valt van de betreffende organisatie. Eerst een initiële totaallevering, daarna op verzoek en 1x per jaar.
Periodieke levering: wekelijkse levering van personen van 4-23 jaar uit de gemeente, waarbij in de voorgaande periode mutaties zijn opgetreden.
Levering op persoonsgebonden nummer: levering op verzoek van de gemeente of RMC-regio met informatie over inschrijvings- en diplomagegevens van specifieke personen.
Welke informatie maakt deel uit van de gegevensleveringen?
In het Programma van Levering is een overzicht opgenomen van de informatie die wordt geleverd. Het uitwisselbestand heeft een vaste indeling die voor iedere afnemer gelijk is.
Wat betekent C-route?
Deze gegevensverstrekking vindt plaats op initiatief van de gemeente of RMC-regio en wordt teruggemeld met de term ‘resultaat R'. U ontvangt dan een bestand met alle RMC-gegevens van uw eigen gemeente of gebied, zonder dat u daarvoor een ‘aanvraagbestand A’ met persoonsgebonden nummers hoeft aan te leveren. U kunt deze c-route aanvragen via de beveiligde site.
Ik heb twee bestanden op één dag aangeleverd, ik krijg nu maar één terugkoppeling. Wat gaat er mis?
Als u op één dag twee bestanden aanlevert, dan worden deze niet afzonderlijk, maar in één bestand teruggemeld, zelfs als de aangeleverde bestanden verschillende datums hebben. Als u een Aanvraagbestand op de site heeft gezet, en diezelfde dag ook nog een C-route aanvraagt, dan overschrijft het C-bestand het A-bestand. Dit betekent dat het A-bestand dan niet wordt gedraaid. Andersom werkt het net zo. Als er eerst een C-route is aangevraagd en later op de dag wordt er nog een A-bestand aangeleverd, dan overschrijft het A bestand de C-route. We bekijken of we dit knelpunt kunnen oplossen, maar zo lang dit nog niet is gelukt, kunnen wij u slechts adviseren om niet meer dan één bestand op een dag aan te leveren.
Mijn bestand wordt afgekeurd op basis van de gebruikte tekenset. Hoe kan dit?
De laatste tijd komt het regelmatig voor dat bestanden worden afgekeurd op basis van de gebruikte tekenset. Het aanvraagbestand is een tekst-bestand (.txt). De diacrietenset waarmee bestanden opgemaakt moeten worden is ASCII-819. Het eind-recordteken is ‘CR’ en ‘LF’ (hex. ‘0D’ resp. ‘0A’). Het einde-bestandsteken is ‘EOF’ (hex: ‘1A’).Verkeerd aangeleverde bestanden worden op dit moment handmatig geselecteerd, zodat u niet direct een attentiemail ontvangt als het bestand is afgekeurd. Voor meer informatie over het aanleveren van bestanden kunt u contact opnemen met het Informatiepunt Onderwijs telefoon (050) 599 90 00 (optie 4) of e-mail: verzuim@duo.nl.
Mijn aanleverbestand wordt afgekeurd. Hoe kan dit?
Naar aanleiding van de vele vragen met betrekking tot het maken van een aanvraagbestand voor de C-route hebben we voor u een tweetal voorbeeldbestanden geplaatst, één voor een aanvraag op Regio (R) niveau en één voor een aanvraag op Gemeente (G) niveau. De bestanden vindt u hieronder.
U plaatst het bestand (bijvoorbeeld) op uw bureaublad en u wijzigt de bestandsnaam.
De bestandsnaam is voor een gemeente als volgt opgebouwd: (datum van de dag dat u het bestand aanvraagt) jaar, maand, dag, G (van gemeente) uw gemeente code (vier cijfers) C.txt
Indien u een bestand voor de regio aanvraagt dan wordt de bestandsnaam als volgt opgebouwd: (datum van de dag dat u het bestand aanvraagt) jaar, maand, dag, R (van regio) uw regio code (met voorloopnullen aangevuld tot vier cijfers) C.txt
Mocht u hier vragen over hebben, neemt u dan telefonisch contact met ons op. Het telefoonnummer is: 050-599 9000 optie 4
In het C-route bestand komen veel personen voor met de waarde “onbekend”. Wat houdt dit in?
In de gegevensverstrekking, ook wel de C-route genoemd, worden gegevens van personen waarvan een registratie in het Basisregister aanwezig is, tot de doelgroep behoren en bij de desbetreffende gemeente staan ingeschreven, in een bestand teruggemeld. In deze levering staan veel personen met de waarde ‘onbekend'. Dit komt omdat er veel leerlingen in het bestand zitten die jonger zijn dan 12 jaar. Deze leeftijdsgroep wordt wel in het bestand opgenomen, maar omdat het primair onderwijs (nog) niet in BRON is opgenomen worden ze als ‘onbekend’ teruggemeld.
Op basis van welke gegevens worden de bestanden samengesteld?
De gegevens die DUO levert, zijn afkomstig uit BRON. Hierin zijn uitsluitend gegevens opgenomen van leerlingen die onderwijs volgen dat door de Nederlandse overheid wordt bekostigd. Dit betekent dat bijvoorbeeld inschrijvingsgegevens van het particulier onderwijs en van scholen in het buitenland (met name relevant in grensregio's) niet geleverd kunnen worden. Het primair onderwijs (PO) start in 2009 met het leveren van gegevens aan BRON. Gegevens uit het PO (inclusief speciaal onderwijs) zullen daardoor vooralsnog ook nog niet geleverd kunnen worden.
Waarom krijg ik geen gegevens over nevenvestigingen bij inschrijvingen uit het beroepsonderwijs?
In de gegevensleveringen levert DUO de BRIN-volgnummers (vestigingsvolgnummers) bij de in- en uitschrijvingsgegevens van het voortgezet onderwijs (VO). Dit is niet het geval bij de gegevens van het beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie (BVE). BVE-instellingen vermelden bij hun in- en uitschrijvingsgegevens uitsluitend de hoofdvestiging van de instelling en geen gegevens over nevenvestigingen. Hierdoor is het niet mogelijk betrouwbare informatie aan gemeenten en RMC’s te leveren over de vestiging van BVE-instellingen waar de onderwijsdeelnemers zijn (of waren) ingeschreven.
Wat is de waarde ‘3’ bij het resultaat examen?
In enkele gevallen komt het voor dat u in de R-levering bij het attribuut 'resultaat examen' de waarde '3' tegenkomt. De waarde '3' betekent dat een leerling naar het derde tijdvak is verwezen. Dit houdt in dat de leerling in het reguliere eerste en tweede tijdvak (de 'herexamens') niet is geslaagd, maar nog wel de gelegenheid krijgt om in het derde tijdvak staatsexamen af te leggen in één of meer vakken. Dit gebeurt alleen in bijzondere situaties, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte. Als u de waarde '3' tegenkomt bij resultaat examen, kunt u hieruit dus niet afleiden of deze persoon het diploma heeft gehaald. Overigens komt deze situatie weinig voor: jaarlijks worden ongeveer 1500 vo-leerlingen naar het derde tijdvak verwezen op een totaal van ongeveer 180.000 examenkandidaten (0,8%).
Hoe kan ik de bestanden inlezen?
Soms melden contactpersonen bij gemeenten of RMC’s dat de bestanden over Voortijdig Schoolverlaten die DUO aanlevert, in niet-leesbare vorm op hun scherm of op papier verschijnen. Vaak vragen gemeenten ons vervolgens of wij de bestanden in een ander format kunnen leveren. Het is voor ons echter niet mogelijk om voor alle individuele gemeenten en RMC’s maatwerk te leveren met betrekking tot het format waarin de bestanden worden geleverd. De formats staan exact beschreven in het Programma van Levering. Als de bestanden die u van ons krijgt, niet goed leesbaar zijn, dan kunt u hierover contact opnemen met de softwareleverancier van uw gemeente. Zij beschikken ook over het Programma van Levering en kunnen u helpen met de omzetting van de aangeleverde bestanden in een leesbaar en bewerkbaar format.
Worden leerlingen die onderwijs in het buitenland (met name relevant in grensregio’s) volgen en leerlingen in het particuliere onderwijs in de bestanden geleverd?
Nee. Het Basisregister Onderwijs (BRON) bevat in- en uitschrijvingsgegevens, examen- en diplomagegevens van bekostigde instellingen in het voortgezet onderwijs en de sector beroeps- en volwasseneneducatie in Nederland. Het particuliere onderwijs wordt niet bekostigd door DUO (vestiging Zoetermeer) en levert derhalve geen gegevens aan.
Hoe kom ik aan de beschrijving van de opleidingscodes
Om tegemoet te komen aan de vraag met betrekking tot de beschikbaarheid van de element (ILT) en/of CREBO-codes hebben wij deze codes van een link voorzien die u verwijzen naar de desbetreffende informatie.
Elementcodes zijn codes die gebruikt worden om opleidingen in het voortgezet onderwijs aan te geven. Jaarlijks actualiseert het ministerie van OCW deze codelijst door nieuwe opleidingen op te nemen en niet meer bestaande opleidingen af te voeren.
U kunt deze codes gebruiken in uw leerplichtadministratiesysteem. Dit geldt ook voor de opleidingentabel volwasseneneducatie (VAVO).
De Crebocodes worden gebruikt in het beroepsonderwijs om opleidingen aan te geven. Deze kunt op dezelfde manier gebruiken in uw administratiesysteem.